Factura Electrónica Una Realidad En México

FACTURA ELECTRONICA EN MEXICO
Adopción, Uso y Operación.

Lic. Isis Weil Verdi
iweil@amece.org.mx
Gerente Proyecto Factura Electrónica
Soluciones de Negocio
AMECE, A.C.

¿Qué es y para qué sirve?

Cada vez se escucha hablar más de la factura electrónica, que desde mayo del 2004 fue aprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como un esquema de comprobación fiscal.

La factura electrónica tiene la misma validez que la impresa: ambas sirven para comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, comprometer la entrega de un bien o servicio y obligar a realizar el pago correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el propio documento. Es utilizada por el comprador y por el vendedor como comprobante ante las autoridades y en las auditorías internas.

La factura electrónica puede ser enviada, archivada y transmitida por medios electrónicos, pero también es posible imprimirla bajo las especificaciones del SAT, en caso de que así se requiera.

Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original (XML). Sin embargo, la factura electrónica no es sólo para las grandes empresas, también está al alcance de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y de personas físicas. Sus beneficios son indudables, por lo que se prevé que poco a poco se extienda su uso.

Según el SAT, entre el 5 de enero y el 26 noviembre de 2005, 257 empresas han optado por emitir comprobantes fiscales digitales (CFD), entre ellos la factura electrónica. La cifra aumentó de forma constante, en parte porque las compañías pioneras son promotoras de cambio en las empresas con las que tienen relaciones comerciales.

Beneficios

• Reduce tiempos y procesos administrativos, brinda rapidez y seguridad en el intercambio de información y agiliza la recepción de mercancía, lo cual se traduce en ahorros y en un importante incremento de la productividad.

• Logra ahorros mayores a 50% de los costos en el proceso de facturación (en gastos de papelería, bodegas de almacenaje y envíos).

Descripción	Sin factura electrónica	Con factura electrónica
Costo de distribución	100%	10%
Tiempo de procesamiento	100%	40%
Tiempos de entrega	100%	0.5%

• Aunque implica un cambio de cultura y una reingeniería de los procesos, las obligaciones fiscales se simplifican. Facilita los procesos de auditoría, ya que permite la búsqueda y localización rápida y en un mismo lugar.

• Facilita procesos administrativos, recepción y envío oportunos, así como la posibilidad de explorar la información. No hay riesgo de que se infecte con virus informáticos.

• Asegura confidencialidad en el manejo, resguardo y envío de facturas. Disminuye la posibilidad de falsificación: a una persona le llevaría 10 años decifrar el código de una llave privada asociada a un certificado de sello digital (elementos que sirven para generar el sello digital de cada factura), en comparación con los 30 minutos que le tomaría a un falsificador copiar una firma en papel.

El receptor también se beneficia al tener la oportunidad de acceder a la oferta de servicios para recibir y validar de forma automática si la factura está vigente y no ha sido alterada.

Especificaciones

La Factura electrónica debe cumplir con las siguientes especificaciones:

• Contar con un certificado de firma electrónica avanzada vigente (llamado por el SAT "tu firma").

• Tener, al menos, un certificado de sello digital (el cual habilita al contribuyente para emitir comprobantes fiscales digitales).

• Llevar su contabilidad en sistemas electrónicos en tiempo real, lo cual permite que el registro contable se realice en forma simultánea en cuentas y subcuentas afectadas en cada operación.

• Poseer un número suficiente de folios asignados por el SAT (los cuales son solicitados de manera casi ilimitada y asignados en www.sat.org.mx, sin costo).

• Reportar al SAT cada mes los folios electrónicos utilizados.

• Conocer el modelo de negocio, es decir cómo se integra la factura electrónica en el modelo de cada empresa, así como aplicar los estándares definidos por el SAT y el Comité de Factura Electrónica –formado por alrededor de 45 empresas asociadas a la Asociación Mexicana de Comercio Electrónico (AMECE)– para el CFD y documentos alternos como acuse de recibo, notificaciones de error en facturas, etcétera.

• Por último, se tienen que adaptar procesos internos y desarrollar o adquirir una solución de factura electrónica.

Características

El SAT exige los siguientes elementos:

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¿Cómo empezar la migración?

1. Compromiso. Es necesario obtenerlo de los participantes y definir el grupo de trabajo. Esta actividad requiere de identificar a los responsables de las áreas o procesos involucrados con la facturación: ventas, almacén, recibo, cuentas por pagar, mercaderías, aclaraciones, archivo, compras y sistemas.
2. Análisis. Documentar el flujo de operación (desde que se recibe y procesa un pedido hasta la generación y pago de la factura), con el objetivo de identificar oportunidades de mejora en los procesos.
3. Diseño. La empresa debe crear el modelo para procesar la información de manera electrónica, optimizar los flujos de información, rediseñar los procesos existentes, reducir las capturas manuales y eliminar actividades que no generan valor a la operación.
4. Alcance. Definir el flujo de las actividades y tiempos considerando réplica con los diversos clientes/proveedores que vayan adoptándolo.
5. Desarrollo. Adopción y uso de medios de transmisión y estándares definidos para la comunicación de la información comercial, realizar las modificaciones necesarias a los sistemas internos, establecer los parámetros de seguridad requerida y adicional, definir las necesidades de hardware y software, auditorías y tiempos de desarrollo, comprar y adoptar sistemas administrativos con módulos de factura electrónica (sus costos fluctúan entre 60 mil y 2 millones de pesos).
6. Capacitación. Entrenamiento, sensibilización y difusión del proyecto a todas las áreas y personal involucrado en la nueva forma de operar.
7. Pruebas. Una vez aprobado el desarrollo, efectuar pruebas piloto en paralelo (en papel-tradicional-electrónica).
8. Implementación. Eliminar la emisión de facturas en papel, contemplar planes de contingencia y actualizar regulaciones fiscales.
   
   

FACTURA ELECTRONICA: NO TODO ES CUMPLIR UNA OBLIGACION - PLANEXWARE

Ya está en vigencia la RG2224 que establece este cronograma de incorporación de tipo obligatoria al régimen de Factura Electrónica,

A partir del 1° de Abril de 2007

• Medicina Prepaga
• TV por Cable
• Abonos a Internet

A partir del 1 de Julio de 2007

• Abonos de Telefonía celular.

Estas industrias deberán generar electrónicamente sus comprobantes tipo “A”, junto con sus respectivos duplicados (RG1361)

No creemos que la obligatoriedad, con un cronograma que vaya incorporando industrias paulatinamente, sea la forma adecuada de aproximar a las empresas a esta nueva tecnología. Creemos que la concientización y difusión de los excelentes beneficios de la Factura Electrónica, debieran ser el motor para adoptar esta nueva forma de trabajar, que –entendemos- implica un cambio cultural grande.

Como actores inmersos dentro del circuito propuesto por la AFIP, haciendo pruebas, evaluando formatos, tratando de ofrecer un producto lo mas performante posible, nos encontramos también desarrollando una tarea docente, que conlleva a alentar la incorporación de esta nueva tecnología en las empresas.

En ese sentido, visitamos empresas de todo tipo, en las que nos encontramos con Empresarios, algunos disgustados por esta obligatoriedad que propone la AFIP otros a la espera de que la normativa los alcance pronto, otros sin embargo, pensando más allá de la coyuntura actual y viendo cómo este profundo cambio, se convierte en un negocio.

¿Por que no visualizar esto como una oportunidad de generar ventajas que nos ayuden a agilizar la operación y por ende, ser mas competitivos?

Hablamos antes de dos mundos: uno, el del universo de compañias alcanzadas por la RG 2224 y por otro lado, el resto de las compañias que no entran en la “obligatoriedad”.

Recientemente se han modificado y dado a conocer por parte de la A.F.I.P., las condiciones bajo las cuales una Compañia debe emitir sus Facturas electrónicamente (Llamamos así al conjunto de documentos Facturas, Notas de Crédito y Nota de Débito), reemplazando los comprobantes papel por documentos electrónicos.

Ahora, la apuesta se redobla: Se trata de meterse de lleno en un camino que tiene como destino una relación 100% digital con sus clientes y proveedores –y con la AFIP también-.

Desde nuestro papel como proveedores de servicios de intercambio electrónico de documentos no podemos dejar de mencionar que desde hace más de dos años, estamos dando soporte para esta operación de envío de Facturas Electrónicas a empresas que están utilizando este circuito electrónico vía EDI. Esto consiste en enviarle el documento al cliente, acompañandolo luego por el clásico documento papel. Ahora la Normativa, propone un mecanismo que además de las ventajas de recibir un documento electrónico, donde no hace falta digitación para incorporarlo a los sistemas administrativos del destinatario, ELIMINA LA IMPRESIÓN DE PAPEL , EL ENSOBRADO Y EL FRANQUEO DEL MISMO.

En qué consiste el proceso de generar una factura electrónica? Se trata de informar a la AFIP el monto total de la factura, el origen y el receptor de la misma. Con esa información, la AFIP nos devuelve para cada comprobante un Código de autorización electrónico (CAE), que hace referencia a la factura que lo originó.

Adjuntando el CAE a la factura, con todos los detalles de precio cantidades, etc y en el formato que más nos guste, estamos en presencia de una Factura Electrónica.

Técnicamente, llegar a una factura electrónica tiene dos caminos:

1- Utilizando un proceso manual de Solicitud de CAE a través del aplicativo SIAP – Módulo RECE

2- Estableciendo un proceso automático, (web-service) mediante el cual se obtiene este código de autorización en forma automática.

Es en este segundo universo en donde Planexware le puede brindar una solución simple y de bajo costo. Sólo se requiere una PC conectada a Internet y que su Software de Gestión sea capaz de generar las facturas y exportarlas a un archivo de tipo .TXT

Con ese archivo, Planexware se encarga del resto, es decir, lo enviamos a la AFIP, le gestionamos el Código de Autorización Electrónico (CAE) y le devolvemos esa respuesta para archivar el duplicado electrónico, según la normativa RG1361

Una vez recibido el CAE, estamos ante la presencia de una Factura Electrónica hecha y derecha. Sin necesidad de validaciones, firmas digitales, ni procesos manuales.

Y después?

Entramos aquí en el último paso: Como le llevamos la factura al receptor: Por mail? La publicamos en un web-site? La imprimimos y se la enviamos como toda la vida? Son todas alternativas perfectamente válidas ! y Planexware le brinda cualquiera de esos servicios !

A continuación, repasamos algunos de los beneficios de operar con Factura Electrónica. Es importante tener en cuenta que los beneficios van en ambos sentidos, tanto para el emisor como para el RECEPTOR.

EMISOR

• Llegada más rápida de la información al receptor
• ü Certeza en la recepción
• ü Eliminación de original y duplicado de la factura impresa
• ü Reduce costos

o Papel

o Insumos

o Impresoras

o Ensobrado

o Correo

o Espacio físico utilizado

o Búsqueda de información

RECEPTOR

• Recibe más rápido la factura
• Facilita tomar el crédito fiscal en el periodo correspondiente
• Eliminación del ingreso manual de la factura a sus sistemas
• Reduce costo de mano de obra
• Asegura integridad y corrección de los datos
• Reduce tiempo de ingreso de datos
• Facilita la cancelación de la factura mediante links
• Permite calificar las facturas (en tramite, pagada, cuestionada)
• Habilita un canal de comunicación mediante mail al emisor

PLANEXWARE S.A.

Factura Electrónica

El primer paso La obligatoriedad de emisión arranca por las empresas de telefonía, cable, prepagas e Internet. La promesa es la reducción de costos administrativos, pero su adopción tiene algunos matices. Para los proveedores de soluciones, es un comienzo prometedor. El ABC de la factura electrónica. (Por Sabrina Díaz Rato).- Desde que la AFIP dispuso la obligatoriedad de facturación electrónica para las empresas de telefonía, cable, prepagas e Internet, muchas organizaciones se preparan para que el fisco no las tome de sorpresa. Sin embargo, antes de adquirir una herramienta tecnológica, conviene asegurarse quién y qué se ofrece en el mercado de soluciones. Es que no es lo mismo una empresa que brinda un servicio de factura electrónica, una que vende desarrollos modulares para ERP o una que proponga únicamente el archivo que exige la AFIP. Para contar con una respuesta completa, según el director general de Levicom, Hugo Mac Goul, “la solución debe generar reportes, implementar controles, brindar la posibilidad de publicarlo y que la contraparte lo pueda integrar de acuerdo a los formatos de cada empresa, ya que cada industria cuenta con sus estándares”. En Levicom, donde ya están ofreciendo el servicio a una prepaga, un cable del interior y a un proveedor de Internet de la ciudad de Buenos Aires, el servicio y la trazabilidad absoluta de la factura electrónica permiten “garantizar una herramienta de control para saber si la factura emitida, se generó, se publicó y se recibió”, señala Mac Gaul. Otro de los jugadores dedicados a brindar soluciones de intercambio electrónico de datos; es South Consulting Signatura. Su director comercial, Manuel Guldris, dice que “recién se están sensibilizando los sectores alcanzados por la resolución de la AFIP, pero como el tiempo que resta para la obligatoriedad es corto, sólo buscan una solución que les permita cumplir con la reglamentación y no una solución de negocios que les de beneficios económicos”. El factor humano Saber discriminar si la herramienta es completa y se ajusta a las necesidades de cada compañía parece ser un punto de relevancia en el análisis sobre la digitalización del proceso de facturación. Más si se tiene en cuenta que en las empresas, la gestión administrativa y contable representa costos significativos. En las grandes, ese estima entre el dos y tres por ciento de sus ingresos. Pero para una pequeña empresa puede significar hasta 20 o 30 por ciento. Ya nadie discute que la facturación electrónica genera grandes beneficios de integración y optimización de costos. Pero para lograr que el rédito sea concreto, al margen de las disposiciones de la AFIP los proveedores aconsejan identificar con claridad “a quiénes le van facturar electrónicamente y de que manera se hará esta facturación”, opina Mc Gaul. Además, recomienda “evaluar si los procesos internos están preparados para recibir y emitir facturas electrónicas”. Aunque se trata de automatizar procesos, el factor humano también juega su rol, fundamentalmente si los empleados no están preparados para encarar el cambio cultural que implica la nueva modalidad. “Es muy importante considerar este factor ya que es crucial para la implementación y el éxito del proyecto”, sostiene Mac Gaul. En cuanto a la infraestructura tecnológica necesaria para comenzar a olvidarse del papel y operar electrónicamente, Manuel Guldris, dice que “la infraestructura depende directamente del volumen de facturas. Para empresas que no deseen asumir el costo del hardware ni del mantenimiento y de la operación, existe el modelo ASP (Application Service Provider) donde el proveedor asume todos esos costos y el cliente paga en modalidad de servicio por las transacciones realizadas”. Tanto Guldris como Mac Gaul coinciden en un punto: Las empresas que la semana que viene estarán obligadas a trabajar con Factura Electrónica empujarán al resto del mercado a adoptar esta nueva forma de facturar, y la promesa es un amplio margen de beneficios y ahorros. Lo importante será saber aprovecharlos al máximo. El ABC de la Factura Electrónica Por Mariano Vandam de la (Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE) A partir de Octubre de 2005 la AFIP abrió la posibilidad para que las empresas puedan comenzar a emitir facturas electrónicas y como todo lo nuevo genera inquietudes. A continuación, algunas de las más recurrentes para quienes buscan mejorar la gestión y operación en una empresa. ¿Que es la factura electrónica? Es un documento electrónico que contiene los mismos datos que se encuentran en una factura. Es decir que a partir de esos datos podemos reconstruir una factura en papel. Lo importante es que el papel ya no es necesario, sino solo los datos. ¿Cuáles son los beneficios? La Factura Electrónica abre la posibilidad de generar un importante ahorro de dinero en el emisor, ahorrando el papel, proceso de impresión y delívery por correo, para el receptor, facilita el proceso de ingreso de datos, evita tener que tipear las facturas, evita errores, acelera el proceso y hace posible la automatización. En ambos casos puede mejorar la productividad. ¿Cómo emito una Factura Electrónica? Actualmente, cuando una empresa emite una factura, lo hace en un formulario pre-impreso, en un ticket, ticket factura, o como auto-impresor. Esta normativa solo abarca a las facturas pre-impresas y de auto-impresión del tipo A y B. Para poder remplazar estas por facturas electrónicas, es necesario armar un archivo con las cabeceras de las pre-facturas "sin detalle", enviarlas a la AFIP, y descargar la Clave de Autorización Electrónica (CAE) para esas facturas, luego se debe armar un documento electrónico con los datos habituales de la factura y el CAE en lugar de CAI (que se usa para las facturas tradicionales). ¿Qué hay que entregarles a los clientes receptores? La AFIP reglamenta que es necesario poner a disposición del receptor ese documento electrónico llamado factura electrónica, pero no reglamenta como, dejando esto a criterio del emisor. En la Comisión de Factura Electrónica de la CACE, establecimos junto con la CESSI, GS1 y las principales empresas, un documento de mejores prácticas para que las empresas puedan hacer una implementación simple, estándar, y con el nivel de seguridad necesario. BLOGGERS REPORT (04/04/2007).