Factura Electrónica

El primer paso La obligatoriedad de emisión arranca por las empresas de telefonía, cable, prepagas e Internet. La promesa es la reducción de costos administrativos, pero su adopción tiene algunos matices. Para los proveedores de soluciones, es un comienzo prometedor. El ABC de la factura electrónica. (Por Sabrina Díaz Rato).- Desde que la AFIP dispuso la obligatoriedad de facturación electrónica para las empresas de telefonía, cable, prepagas e Internet, muchas organizaciones se preparan para que el fisco no las tome de sorpresa. Sin embargo, antes de adquirir una herramienta tecnológica, conviene asegurarse quién y qué se ofrece en el mercado de soluciones. Es que no es lo mismo una empresa que brinda un servicio de factura electrónica, una que vende desarrollos modulares para ERP o una que proponga únicamente el archivo que exige la AFIP. Para contar con una respuesta completa, según el director general de Levicom, Hugo Mac Goul, “la solución debe generar reportes, implementar controles, brindar la posibilidad de publicarlo y que la contraparte lo pueda integrar de acuerdo a los formatos de cada empresa, ya que cada industria cuenta con sus estándares”. En Levicom, donde ya están ofreciendo el servicio a una prepaga, un cable del interior y a un proveedor de Internet de la ciudad de Buenos Aires, el servicio y la trazabilidad absoluta de la factura electrónica permiten “garantizar una herramienta de control para saber si la factura emitida, se generó, se publicó y se recibió”, señala Mac Gaul. Otro de los jugadores dedicados a brindar soluciones de intercambio electrónico de datos; es South Consulting Signatura. Su director comercial, Manuel Guldris, dice que “recién se están sensibilizando los sectores alcanzados por la resolución de la AFIP, pero como el tiempo que resta para la obligatoriedad es corto, sólo buscan una solución que les permita cumplir con la reglamentación y no una solución de negocios que les de beneficios económicos”. El factor humano Saber discriminar si la herramienta es completa y se ajusta a las necesidades de cada compañía parece ser un punto de relevancia en el análisis sobre la digitalización del proceso de facturación. Más si se tiene en cuenta que en las empresas, la gestión administrativa y contable representa costos significativos. En las grandes, ese estima entre el dos y tres por ciento de sus ingresos. Pero para una pequeña empresa puede significar hasta 20 o 30 por ciento. Ya nadie discute que la facturación electrónica genera grandes beneficios de integración y optimización de costos. Pero para lograr que el rédito sea concreto, al margen de las disposiciones de la AFIP los proveedores aconsejan identificar con claridad “a quiénes le van facturar electrónicamente y de que manera se hará esta facturación”, opina Mc Gaul. Además, recomienda “evaluar si los procesos internos están preparados para recibir y emitir facturas electrónicas”. Aunque se trata de automatizar procesos, el factor humano también juega su rol, fundamentalmente si los empleados no están preparados para encarar el cambio cultural que implica la nueva modalidad. “Es muy importante considerar este factor ya que es crucial para la implementación y el éxito del proyecto”, sostiene Mac Gaul. En cuanto a la infraestructura tecnológica necesaria para comenzar a olvidarse del papel y operar electrónicamente, Manuel Guldris, dice que “la infraestructura depende directamente del volumen de facturas. Para empresas que no deseen asumir el costo del hardware ni del mantenimiento y de la operación, existe el modelo ASP (Application Service Provider) donde el proveedor asume todos esos costos y el cliente paga en modalidad de servicio por las transacciones realizadas”. Tanto Guldris como Mac Gaul coinciden en un punto: Las empresas que la semana que viene estarán obligadas a trabajar con Factura Electrónica empujarán al resto del mercado a adoptar esta nueva forma de facturar, y la promesa es un amplio margen de beneficios y ahorros. Lo importante será saber aprovecharlos al máximo. El ABC de la Factura Electrónica Por Mariano Vandam de la (Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE) A partir de Octubre de 2005 la AFIP abrió la posibilidad para que las empresas puedan comenzar a emitir facturas electrónicas y como todo lo nuevo genera inquietudes. A continuación, algunas de las más recurrentes para quienes buscan mejorar la gestión y operación en una empresa. ¿Que es la factura electrónica? Es un documento electrónico que contiene los mismos datos que se encuentran en una factura. Es decir que a partir de esos datos podemos reconstruir una factura en papel. Lo importante es que el papel ya no es necesario, sino solo los datos. ¿Cuáles son los beneficios? La Factura Electrónica abre la posibilidad de generar un importante ahorro de dinero en el emisor, ahorrando el papel, proceso de impresión y delívery por correo, para el receptor, facilita el proceso de ingreso de datos, evita tener que tipear las facturas, evita errores, acelera el proceso y hace posible la automatización. En ambos casos puede mejorar la productividad. ¿Cómo emito una Factura Electrónica? Actualmente, cuando una empresa emite una factura, lo hace en un formulario pre-impreso, en un ticket, ticket factura, o como auto-impresor. Esta normativa solo abarca a las facturas pre-impresas y de auto-impresión del tipo A y B. Para poder remplazar estas por facturas electrónicas, es necesario armar un archivo con las cabeceras de las pre-facturas "sin detalle", enviarlas a la AFIP, y descargar la Clave de Autorización Electrónica (CAE) para esas facturas, luego se debe armar un documento electrónico con los datos habituales de la factura y el CAE en lugar de CAI (que se usa para las facturas tradicionales). ¿Qué hay que entregarles a los clientes receptores? La AFIP reglamenta que es necesario poner a disposición del receptor ese documento electrónico llamado factura electrónica, pero no reglamenta como, dejando esto a criterio del emisor. En la Comisión de Factura Electrónica de la CACE, establecimos junto con la CESSI, GS1 y las principales empresas, un documento de mejores prácticas para que las empresas puedan hacer una implementación simple, estándar, y con el nivel de seguridad necesario. BLOGGERS REPORT (04/04/2007).